Решение № 57/489-7

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ
РЕШЕНИЕ
24.01.2019 № 57/489-7
г. Барнаул
О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Избирательной комиссии Алтайского края

  В соответствии с пунктом 10 статьи 23 Федерального закона от 12 июня 2002 гола №67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», пунктом 1 статьи 22 Кодекса Алтайского края о выборах, референдуме, отзыве от 8 июля 2003 года №35-ЗС, ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года №2004-ст, Избирательная комиссия Алтайского края

РЕШИЛА:

  1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в Избирательной комиссии Алтайского края, утвержденную решением Избирательной комиссии Алтайского края от 28 апреля 2016 года № 120/1323-6, следующие изменения:
    1) абзац 11 пункта 1.2 изложить в следующей редакции:
    «- ГОСТа Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».»;
    2) абзац 2 пункта 2.2 изложить в следующей редакции:
    «Сведения о поступлении и расходовании средств региональных отделений политических партий, документы, связанные с выдвижением и регистрацией кандидатов, списков кандидатов, уполномоченных представителей и доверенных лиц кандидатов, избирательных объединений при проведении выборов в органы государственной власти Алтайского края регистрируются в отдельных журналах регистрации.»;
    3) абзац 3 пункта 3.6.3 изложить в следующей редакции:
    «пр-т им. В.И.Ленина, д.59, каб.318, город Барнаул, 656049, тел./факс: 8(3852) 36-72-30; e-mail: kik22@altkik.ru»;
    4) абзац 3 пункта 3.6.5 изложить в следующей редакции:
    «Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.»;
    5) абзац 5 пункта 3.6.5 изложить в следующей редакции:
    «Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
    1 января 2016 г.»;
    6) абзацы 4 и 5 пункта 3.6.10 изложить в следующей редакции:
    «Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. При этом инициалы указываются после фамилии, например:
    Центральная избирательная комиссия Российской Федерации
    Планово - финансовое управление
    Начальнику управления
    Фамилия И.О.
    Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:
    Председателю
    Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
    Фамилия И.О.»;
    7) абзац 12 пункта 3.6.10 изложить в следующей редакции:
    «При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 9), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии. При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».»;
    8) пункт 3.6.10 дополнить абзацем 14 следующего содержания:
    «При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).»;
    9) пункт 3.6.15 Инструкции дополнить абзацами 14 и 15 следующего содержания:
    «При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
    В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.»;
    10) пункт 3.6.16 изложить в следующей редакции:
    «3.6.16. Отметка о приложении.
    Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
    Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
    Приложение: на 10 л. в 3 экз.
    Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
    Приложение: 1. Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
                            2. Номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.
    Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
    Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
    Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.
    Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
    Приложение: письмо Избирательной комиссии Алтайского края от 11 февраля 2011 года № 01-19/332 и приложение к нему, всего на 12 л. 
    Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-дик, usb-флеш-накопитель и др.), то отметка о наличии приложении оформляется следующим образом:
    Приложение: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
    В решениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
    «Представить отчет о проделанной работе по форме, указанной в приложении № 1».
    Также в текстах распорядительных документов, договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах при первом упоминании документа – приложения в скобках указывается: (приложение) или (приложение № 2).
    Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому решению (распоряжению) приложение относится, например:
    Приложение
    к решению Избирательной комиссии
    Алтайского края
    от ___________ № ________
    Приложение
    к распоряжению председателя  Избирательной комиссии Алтайского края
    от _________________ № ________
    При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.
    Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ - приложение, например:
    Приложение № 1
    УТВЕРЖДЕНО
    решением Избирательной комиссии
    Алтайского края
    от ___________ № ________»;
    11) пункт 3.6.17 дополнить абзацами 11 и 12 следующего содержания:
    «Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
    а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
    б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
    в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
    г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
    Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством, например:
    Наименование должности 
    Эмблема органа власти
    ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
    ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ  И.И. Иванов»;
    Сертификат 1а111ааа000000000011
    Владелец Иванов Иван Иванович
    Действителен с 01.12.2013 по 01.12.2019

    12) пункт 3.6.18 изложить в следующей редакции:
    «3.6.18. Гриф согласования.
    Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
    - на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
    - на последнем листе документа под текстом;
    - на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
    Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования, например:
    СОГЛАСОВАНО
    Председатель
    Избирательной комиссии
    Алтайского края
    личная подпись   инициалы, фамилия
    Дата
    Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию – автора документа, дату и номер письма, например:
    СОГЛАСОВАНО
    протоколом экспертной комиссии
    Избирательной комиссии
    Алтайского края
    от ______ 20__ г. № __
    СОГЛАСОВАНО
    письмом Росархива
    от ______ 20__ г. № __»;
    13) пункт 3.6.21 изложить в следующей редакции:
    «3.6.21. Отметка о заверении копии.
    Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно» или «Копия верна», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа), например:
    Верно (Копия верна)
    Секретарь Избирательной
    комиссии Алтайского края        личная подпись        инициалы, фамилия
    Дата
    Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год») и заверяется печатью организации.
    Верно (Копия верна)
    Секретарь Избирательной
    комиссии Алтайского края        личная подпись        инициалы, фамилия
    Дата
    Подлинник документа находится в Избирательной комиссии Алтайского края в деле № 1250 за 2015 год
    Печать
    При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, о результатах выборов).
    Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп».»;
    14) пункт 3.6.22 изложить в следующей редакции:
    «3.6.22. Отметка об исполнителе.
    Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
    Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:
    Суворов Евгений Геннадьевич
    8(3852) 36-70-68»;
    15) пункт 3.6.23 изложить в следующей редакции:
    «3.6.23. Отметка о направлении документа в дело.
    Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, личной подписи, даты, например:
    В дело № 01-13 за 2018 г.
    Консультант Избирательной комиссии
    Алтайского края
    Личная подпись          Дата
    Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.»;
    16) исключить пункт 3.6.24;
    17) в приложениях № 3 и № 7 слова «город Барнаул, 656035» заменить словами «город Барнаул, 656049», слова «факс 36-92-66;» исключить;
    18) пункт 10 приложения № 8 изложить в следующей редакции:
    «10. При подготовке документов используют следующие реквизиты:
    • эмблема;
    • код формы документа;
    • наименование организации - автора документа;
    • справочные данные об организации;
    • наименование вида документа;
    • дата документа;
    • регистрационный номер документа;
    • ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
    • место составления (издания) документа;
    • гриф ограничения доступа к документу;
    • адресат;
    • гриф утверждения документа;
    • заголовок к тексту;
    • текст документа;
    • отметка о приложении;
    • гриф согласования документа;
    • виза;
    • подпись;
    • отметка об электронной подписи;
    • печать;
    • отметка об исполнителе;
    • отметка о заверении копии;
    • отметка о поступлении документа;
    • резолюция;
    • отметка о контроле;
    • отметка о направлении документа в дело.».
  2. Направить настоящее решение в краевое государственное казенное учреждение «Государственный архив Алтайского края».
  3. Разместить решение Избирательной комиссии Алтайского края от 28 апреля 2016 года №120/1323-6 с учетом изменений, внесенных настоящим решением, на официальном сайте Избирательной комиссии Алтайского края.


Председатель   И.Л. Акимова

Исполняющий обязанности секретаря  Л.М. Михайлова


Документ:  Загрузить

Вернуться

search menu special arrow close print load calendar